截至 2022 年底,全球产生了大约 94 泽字节(zettabytes)的数据。在正确使用的情况下,数据可以成为强大的工具,对于当今数据驱动型经济中的企业而言,使用数据提高部门效率变得日益关键。虽然这并不容易,但现今的企业必须获取尽可能多的数据,以便做出更明智的决策,提高其总体效率。
许多企业面临的一大障碍是提高其各个部门的效率,尤其是在内容管理和人力资源等领域,这些领域通常没有数据专业人士。由于缺乏数据和分析能力,这些团队很难理解如何评估其工作的有效性。为了应对该问题并提高业绩,公司需要让所有员工更容易获取和理解数据。
此外,这可以帮助非数据专业人士更好地理解使用数据改进工作的价值。除了使数据更容易获取之外,企业还需要在组织内部创造特定的文化。大部分公司都应该培养重视数据驱动型决策并鼓励员工使用数据改进工作的观念模式。
让非数据员工参与进来
随着数据在我们的世界变得日益重要,能够有效分析和解读数据的人才会非常抢手。但是,并非所有人都能熟练地处理信息,对于许多想要使用信息改进组织效率的人来说,专业知识可能是一个进入壁垒。
麦肯锡的一份研究数据表明,早在 2018 年,美国具备分析能力的人才缺口就已经达到 140,000 到 190,000 人,致使许多公司无法充分利用大数据。如今,根据另一份研究,形势甚至更加严峻,因为几乎五分之一的主管都遇到了分析和 IT 专业人士短缺的情况,这造成了更大的障碍,难以将以数据为中心的创意付诸行动。很显然,精通数据的人才严重不足,但是,大部分公司有办法在内部缩小这些缺口。
不熟悉数据的人可以采取一些方法来逐渐适应数据分析的世界。行政、人力资源和人才招聘等团队可以使用自动仪表板来跟踪其业绩。所有这一切的主要优势是更高的员工满意度,并且源自多个方面:首先,团队可以明确将其实现的成果与带来的利润或公司业绩联系起来。例如,有效的领英推广活动有助于快速招聘新的团队成员,该团队创造的产品后续又可以带来营收,进而提高这些团队的满意度。
第二个重要方面是反应速度:利用数据基础设施和对团队指标的持续监控,就能够以更快的速度对需要进行改进、改变或相反需要鼓励的方面做出反应,例如,客户经理团队可能注意到特定细分市场的公司数量锐减(如运动鞋分销商),并特别加以关注或给予折扣。
这样做之后,人工工作量减少了。利用该数据结构,自动执行许多人工流程的机会随之产生。例如,行政团队可以自动计算未来需要订购多少以及哪种新人礼物,同时监控员工数量的变化情况。现在他们可以直接使用自动 Slack 消息,而不是采用之前耗时很久的人工流程。
要实现这种数据优先的文化,我建议管理层组建数据团队,招聘不仅能够分析数据,还能创建数据基础设施(编写 ETL、创建数据仓库、变换和清理数据、理解数据结构和编写代码)的人才。领导层必须愿意对数据团队投入时间和资源,好处在一开始可能不太明显,常常需要长达一年才能见到初步成效。然而,如果领导层让公司的所有人都使用数据做决策,公司的基于数据的文化自然就会成长。
培养基于事实的文化
使用数据开展工作指的是做出数据驱动型决策,而不是依赖直觉或单凭个人判断。要让部门员工放下自以为是的姿态很难,但如果我们拥有了数据,就能做出更明智的决策来提高效率。在所有部门中巩固数据文化,就需要将其作为决策过程的核心一环,并鼓励所有员工使用数据更明智地开展工作。
培养数据驱动型文化还需要创造支持性的基础设施,例如安全易用的存储和分析工具,并确立关于信息应该如何在组织内处理和共享的清晰规程。
实现数据驱动型文化的一种方式是使用单一事实来源(SSOT)的概念,即,单个权威数据来源用于企业的所有方面。如果公司中多个团队或部门可能处理不同的数据集或使用不同系统来存储和管理数据,拥有单一事实来源可能尤其重要。在上述情况中,数据很容易变得孤立,或者不同团队可能有多个事实版本,造成混淆和潜在错误。
有多种不同方法可使用 SSOT 培养基于数据的文化。如果团队可以信任他们所处理的数据是准确、最新的,就更容易依赖该数据做出更明智的决策。
此外,通过确立单一事实来源,公司可以促进团队之间更好地沟通和协作,因为所有人都处理相同的数据。通过公开共享信息,企业可以让所有人达成共识,齐心协力实现共同目标。
总体来说,拥有单一事实来源有助于创造一种特定的文化,其中数据对于决策至关重要,并且团队更容易依赖数据做出更明智的行动。通过定期跟踪进展,公司可以让所有人负有责任,并确保所有人都竭尽全力。
大数据实现部门效率
2019 年对全球数据转型的调查表明,平均来说,员工花费了 30% 的时间执行“不增加价值的任务”,主要原因是数据质量和可用性不高。改进部门内效率的有效方法之一是使用大数据。
其中一个例子是使用大数据简化招聘流程。人力资源团队需要处理各种各样的报告以及大量人事简历和统计数据。事实上,在人力资源管理的主要模块(包括招募、人才培训和人才评估)中应用大数据,可以使流程更加高效、准确。
使用大数据的一个好例子是简化招聘流程。人力资源团队需要处理大量人事简历和统计数据以及各种各样的报告。但是,如果这些团队完全接受大数据理念并继续探索其管理,在人力资源管理的招募、人才培训和人才评估模块中使用大数据,就会更加准确、高效、客观。
根据研究,人才招募的结果常常会被扭曲,因为传统方法无法获取关于应聘者的全面信息。可喜的是,大数据可以辅助避免错误的结果。利用大数据,企业可以在招募过程中整合来自互联网的数据,同时持续收集简历信息。在招募过程中利用互联网上的信息,有助于公司更详细地了解应聘者,帮助企业更好地将人员匹配到合适的岗位。
另一个例子是使用大数据改进客户服务。通过跟踪客户互动并挖掘客户反馈,公司可以识别在哪些方面需要改进服务。这有助于公司及早处理问题,避免演变为更严重的问题,从而节省时间和资源。
还有一个例子是使用大数据改进库存管理。通过跟踪销售数据,公司可以预测未来需求并相应订购库存。这有助于避免缺货和过剩情况,节省时间和金钱。
结论
使用大数据可彻底变革企业的运营方式。通过收集和分析大量数据,公司可以提高其部门效率,并做出更好的决策。虽然有效使用大数据仍存在一些挑战,但考虑到潜在的收益,大数据仍是一项值得投资的技术。总体来说,使用数据提高部门效率是在如今的经济中取得成功的重要一环。
作者:Julius Cerniauskas,Oxylabs.io 首席执行官
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