一键下单即享全流程差旅无需报销,是怎样的体验?近日,华为云与合思联手重磅推出「华为云差旅管理与费控一体化解决方案」,为企业提供一站式的差旅管理与“消费即合规、采购即报销”的财务数字化费控。基于双方优势,该解决方案实现从申请、订购、验票、报销、支付、记账、归档的全链路数字化闭环,让员工因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单,让财务压力极致释放,助力企业实现“事前、事中、事后”全流程费用管控。
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差旅需求爆发,差旅成本管控落后
伴随着数字经济大火,大数据、云计算、人工智能等新技术正在与百行千业融合。与此同时,全面放开后企业差旅需求呈爆炸式增长,而无纸化、涉税合规、ESG等宏观政策和经营管理要求日趋严格,企业将注意力转到数字化差旅与数字化费控服务,希望通过运用领先的行业解决方案解决企业在差旅与成本管控等方面的痛点。
痛点一:无人力、无精力、无能力获得优质差旅资源
对于业务范围广或项目制企业,差旅目的地往往不固定,个人预订酒店、车辆质量无法把控,倘若选择品牌酒店,个人或小企业难有议价空间,容易造成费用超标、成本失控等风险;此外,企业也鲜有专人耗费巨大精力去搜寻、议价高性价比酒店。
痛点二:大型企业缺乏数字化差旅转型管理经验,流程繁琐、数据分散
对大型企业,往往已经经历了一轮信息化改造,但这些系统往往独立运营,数据不能互通共享。例如员工在OA发起差旅审批,通过后,再切换到差旅订购平台订购服务,差旅结束后,再回到OA系统提交报销单审批,员工贴票提交,财务审核后打开支付系统付款,而后在财务核算系统完成记账、制证,最后才能完成归档。整个差旅流程琐碎、系统分散,员工与财务经常陷入事务性工作,占据大量工作时间。
痛点三:员工线下垫资预订,体验差、报销慢
一些未经过信息化改造的企业,员工差旅通常需要自己垫资,回到公司后再发起报销。而整个手工报销流程会因为关键人物缺失、发票信息有误、费用超标等问题,不断拉长报销周期,最终员工垫资金额越来越高,财务稽核工作量越来越大;管理层无法进行实时数据分析,对预算管理逐渐失控。
基于上述企业痛点,企业应当从差旅和费控管理角度切入,寻找一套集优质差旅资源、费用合规管控、实时数据分析、灵活报销、统一支付、数据自动归档等一体化的解决方案,实现精益管理、智慧出行、解放财务。
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强强联合,全流程差旅无需报销
为全面解决上述痛点,华为云云商店与合思共建的「华为云差旅管理与费控一体化解决方案」正式上线,一键订购即享全流程差旅无需报销。
华为云差旅管理平台定位于企业差旅服务(TMC)市场,拥有15年+的大型企业差旅管理经验,服务全球170+国家及地区,为超480万企业用户提供开通配置、系统对接等一站式的差旅服务。华为云差旅管理平台致力于把差旅服务带入每个企业、每位员工,实现企业精益管理和提质增效,不断提升员工出行体验。
在费控管理上,华为云云商店选择与国内领先的全链路L4级无需报销解决方案提供商——合思达成合作。在差旅费用预算管控方面,合思费控支持多种方式导入预算包、支持按部门/项目设置预算节点,在各预算节点为负责人配置查询权限;在预算执行策略上,提供灵活的占用预算的单据模板、设置是否允许提交与允许超预算的比例上限;同时,对超预算单据,系统禁止提交或警告,可穿透查询各类预算报表。这确保了对企业/部门费用支出总额控制,也保证了整体的费用可控。
在费用报销及发票管理方面,合思费控实现从发票采集、校验、报销到入账的一站式发票管理,支持各类电子发票、纸质发票采集线上化、验真复核自动化,同时为企业提供申报增值税进项税额的依据及抵扣计算。例如通过OCR智能识别技术,对增值税纸质专用发票、火车票、出租车票等纸质发票票面信息进行自动复核与数据解析,实现自动价税分离;支持电子普票、电子专票、数电票等多种格式发票一键导入,自动查重、验真,确保电子发票100%合规。
在作业自动化方面,合思EAI-Pro具备广泛连接的能力,可以与市场大多数主流ERP厂商无缝集成,无需定制开发。通过EAI-Pro将费用系统的单据信息字段自动映射到ERP系统,自动生成相应记账凭证,替代财务人员手工记账。
在统一支付方面,合思费控集成1400+银行生态圈,实现银企直联云服务,即报销支付时无需切换系统,仅需一点接入企业银行账户,实现付款、余额查询等功能云服务。基于银企直联云服务,企业将大幅提升财务资金管理效率。
在财务分析与数据穿透方面,这一方案从数据驾驶舱、节省占比、部门预定、差旅审批分布、机票预订行为、酒店消费占比等多维度,提供可视化的实时在线差旅报表。通过对这些数据分析,财务及管理层可更清晰、更轻松地掌握差旅业务管理成本,为业务策略调整提供数据支撑。
应用这一方案,将助力企业打破差旅预定、费控报销管理与凭证管理等多系统数据孤岛,实现数据互联互通;从流程优化看看,企业可实现从差旅预定、导入验票、费用报销、智能审批、统一支付、财务记账及数据归档的全流程一体化闭环;从建设效果看,将减少75%员工报销耗时、减少90%财务入账时间、100%的电子发票合法合规管理,同时降本增效效果显著,约节省企业35%的成本费用。
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差旅报销更丝滑、降本增效更合规
以合思华东大区某客户企业为例,该企业是一家专注于运输运行安全技术研究、产品开发和销售的创新型、项目制公司,业务遍布全国,部分业务处在偏远地区。因此,员工差旅时酒店订购较为困难,事后报销更为繁琐。
具体痛点
员工:除差旅订购先垫资后报销外还有大量线下招待费场景。整体周期长,资金压力大;
财务:差旅量不大,但用差旅平台对账工作反而变多,线下票据审核压力大,项目支出难把控;
管理:预算执行变成空谈,人力成本高,经营决策不及时。
在应用「华为云差旅管理与费控一体化解决方案」后,该企业强差旅与强费控的需求被逐一解决,整体差旅、费控报销与项目收支统计的工作效率得到极大提升。
对于员工,差旅期间免垫资、免开票,线下报销无需贴票,项目付款周期大幅缩短,差旅和报销体验更丝滑;对于财务人员,月底统一对账结算,免审票,从对账到归档仅需2天,大幅提升工作效率,释放更多时间投入到高价值工作中;对于管理者,可将事前事中事后事项全程管控,确保预算落地有保障,台账可实时查看项目收支情况,辅助经营决策,真正意义上实现降本与合规。
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